Bij het uitvoeren van grote projecten is het belangrijk dat iedereen dezelfde kant op kijkt en allemaal naar hetzelfde doel toe werkt. Daarvoor zijn er een aantal dingen belangrijk en deze lees je in dit artikel.
Duidelijke plannen, duidelijk doel
Bij het opzetten van een project is het belangrijk om te weten wat het doel is, wanneer dit af moet zijn en hoe dit uitgevoerd moet gaan worden. Daarvoor is een duidelijk plan nodig, dit noem je meestal een project plan of project management. Hierin verwerk je waarom het project wordt uitgevoerd, maak je een planning wie wat wanneer moet doen of gedaan moet hebben, je verwerkt hierin hoe het eindproduct eruit moet zien en hoe je dit gaat realiseren.
Verder is het handig om te weten hoe je dit plan en het project uiteindelijk echt gaat realiseren en wat daar de gevolgen van zijn. Zo kun je bijvoorbeeld een project portfolio management software aan te maken om te laten zien wat jij belangrijk vindt als bedrijf en hoe het project er in de praktijk uit gaat zien.
Communicatie is key
Om een project tot een succes te leiden zul je moeten zorgen dat iedereen die eraan meewerkt weet wat het doel is en ook de skills die hij daarvoor moet laten zien in huis heeft.
Met een beleids en beheerscyclus begin je nooit op één punt. Je komt door middel van planning, uitvoering en evaluatie weer uit bij planning over de evaluatie en wat er uit de evaluatie komt gebruik je weer in een planning over een volgend probleem of een volgende situatie.
Hierbij is het communiceren van fouten, obstakels of wijzigingen erg belangrijk. Zo kunnen mensen goed hun werk blijven doen zonder iets te doen wat bijvoorbeeld niet meer nodig is of echt anders uitgevoerd moet worden.
Toon leiderschap maar heb ook een luisterend oor
Bij het managen en leiden van een project heb jij de taak om mensen hun werk toch een beetje te controleren, bij te houden of het project nog de goede kant op gaat en of er wellicht dingen onduidelijk zijn om die op te helderen. Daarbij is het vaak fijn om tussendoor wat meetings te plannen om de voortgang en de kwaliteit van het geleverde werk op te kunnen nemen en te weten wat er aan de hand is. Want als manager ben je vaak wel de eindverantwoordelijke voor het project. Roep regelmatig dus jouw medewerkers bij je, in een meeting, kleinere groepjes of individueel en vraag naar het project. Zo een nauwe band met de manager bevorderd vaak ook zeer sterk de inzet van mensen en de drive om hun werk zo goed mogelijk te doen en dus ook kwaliteit te leveren.
Bij zo een gesprek is het wel belangrijk dat beide partijen hun woord kunnen doen. Jij mag zeker aangeven als iemand of meerdere mensen hun werk niet goed doen maar geeft hierbij bijvoorbeeld ook opbouwende kritiek, dus ook met een manier waarop zij hun werk beter zouden kunnen doen. Daarnaast is luisteren naar de mensen cruciaal. Dit zijn de mensen die dagelijk bezig zijn met het project en dus echt wel weten hoe het er aan toe gaat.
